Фишки для Windows

Слияние Word - для генерации заявок

Original file

Для создания и печати однотипных документов с различающимися реквизитами удобно использовать такое средство Microsoft Office, как слияние.

Допустим, имеется некая таблица с данными на сотрудников.

И бланк заявления и бланк доверенности на генерацию ЭЦП для сотрудника. Используем эти документы так, чтобы для каждой строки таблицы создался свой бланк заявления и доверенности.

Пример таблицы с данными Список сотрудников для слияния.xls:

Перечислим названия колонок с данными:

нпп — номер по порядку

Должность — должность сотрудника

ФИО — Фамилия имя отчество сотрудника разделенные пробелами

Логин — логин сотрудника в информационной системе

V – в какой информационной системе работает сотрудника

СНИЛС — номер пенсионного свидетельства

Серия — серия паспорта

- номер паспорта

Дата выдачи — дата выдачи паспорта

Кем выдан — кем выдан паспорт

Подразделение — структурное подразделение где работает сотрудник.

Очер. - служебное поле, предназначалось для указания очередности получения документов.

При рассмотрении бланка (см. далее Пример бланка заявления), видим, что фамилия имя и отчество тут нужны по отдельности, а не все сразу, как они внесены в нашей таблицы. Поэтому введем вспомогательные столбцы таблицы где у нас будут сформированы фамилия с инициалами для расшифровки подписи и выделены отдельно и фамилия, и имя и отчество.

Чтобы формулы были не слишком громоздкими введем два вспомогательных столбца.

Пробел1 — в нем считается позиция первого пробела в столбце ФИО (=НАЙТИ(« »;C2;1))

Пробел1 — в нем считается позиция второго пробела в столбце ФИО (=НАЙТИ(« »;C2;N2+1))

Далее собственно нужные нам столбцы

ФамилияИО — фамилия и инициалы в виде Фамилия И.О.
=ЛЕВСИМВ(C2;N2)&ПСТР(C2;N2+1;1)&«.»&ПСТР(C2;O2+1;1)&«.»

Фамилия - =ЛЕВСИМВ(C2;N2-1)

Имя - =ПСТР(C2;N2+1;O2-N2-1)

Отчество - =ПРАВСИМВ(C2;ДЛСТР(C2)-O2)

Таблицу с данными подготовили. Теперь готовим документ для слияния.

Берем бланк заявления

Пример бланка заявления:

Открываем его в MS Word.

В меню Word открываем панель с инструментами Рассылки

И нажимаем кнопку Начать слияние.

Выбираем здесь Обычный документ Word

Следом жмем кнопку Выбрать получателей

Здесь выбираем пункт Использовать существующий список

Открывается окно выбора источника данных, выбираем тип данных файлы Excel

находим и выбираем нашу таблицу с данными

Открываем ее. Открывается диалог выбора таблицы, выбираем из него Список ЭЦП$ (это название листа с данными в файле Excel)

Ставим галочку, что Первая строка данных содержит заголовки столбцов

Жмем ОК

Вернулись в наш документ слияния. Теперь осталось расставить поля из таблицы в нужные места.

Выделяем место где должны быть ФИО, нажимаем стрелочку справа от Вставить поле слияния

Выбираем в выпадающем списке ФИО

В выделенное место вставляется поле «ФИО»

Для поля Фамилия выбираем соответствующий пункт из выпадающего списка полей слияния.

Таким образом заполняем все нужные нам места документа. Убираем выделение цветом для бывших примеров, так как там теперь поля автоподстановки. Видим примерно такую картину.

Причем, если поместить курсор в поле слияния — поле выделяется затемнением. На картинке курсор сейчас в поле Дата_выдачи.

Нажав на панели кнопку Просмотреть результаты

Можно увидеть, как будет выглядеть наш документ с подставленными значениями из таблицы данных. Причем номер строки отображается справа от кнопки Просмотреть результаты. Рядом с номером строки отображаются стрелки которыми можно листать данные.

Казалось бы все готово, но! Обращаем внимание, что дата выдачи выглядит в непривычном для нас формате. Чтобы привести формат даты к принятому в России делаем следующее.

Переключаем режим просмотра/значения полей, нажав клавиши Alt+F9. Видим такую картину

Добавляем в конце слова Дата_выдачи форматную строку

\@ "dd.MM.yyyy"

Теперь поле выглядит так:

Переключаем режим просмотра полей обратно, нажав клавиши Alt+F9. И… ничего не изменилось. Не расстраиваемся. Сохраняем наш документ слияния. Закрываем его и заново открываем. При открытии Word выдаст запрос

Соглашаемся с ним нажав кнопку Да. И в открывшемся документе видим, что дата выдачи выглядит правильно.

  • /var/www/wiki.avmas.ru/data/pages/windows/word_merge.txt
  • Последнее изменение: 2020/02/27 14:07
  • alex